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Event-Absage, was nun? Diese Tools unterstützen bei digitalen Events.

Durch die Corona Pandemie werden aktuell viele Fachmessen, Kundenevents und interne Meetings abgesagt. Die komplette Veranstaltungsszene befindet sich in einer Ausnahmesituation. Die Lösung der Stunde: virtuelle & hybride Veranstaltungen. Wir haben für Sie Pros und Cons sowie Einsatzfälle zusammengestellt.

Die Auswirkungen von Corona haben weitreichende Konsequenzen - auch für Ihr Business. Teilnahmegebühren brechen weg, geplante Leads werden nicht generiert, die Kunden- und Mitarbeiterkommunikation leidet. „Was nun?“ werden Sie sich fragen. 

Virtuelle oder hybride Event-Formate

Seit langem in der Diskussion stehen virtuelle oder hybride Event-Formate. Doch nur wenige Unternehmen und Veranstaltungsanbieter haben bisher den Schritt in die stärkere Digitalisierung der Veranstaltungen gewagt. Das persönliche Zusammenkommen der Teilnehmer wurde immer als wesentliches, nur schwer ersetzbares Element in der Live-Kommunikation gesehen. Das ist es sicherlich immer noch. Aber die Reise- und Veranstaltungsbeschränkungen fordern aktuell ein Umdenken und Handeln. 

Virtuelle und hybride Events lassen sich auf verschiedene Arten durchführen: 

Plattformen für virtuelle Messen und Konferenzen 

bieten umfassende Lösungen für die Durchführung von digitalen Events. Sie vereinen Tools für Live-Streaming, Ausstellerstände & Sponsorenpräsentation, Leaderfassung und Auswertung. Geeignet sind sie vor allem für virtuelle Veranstaltungen mit externen Besuchern und den Fokus auf Leadgenerierung. Für Vor-Ort-Teilnehmer einer Hybrid-Veranstaltung bieten sie keinen echten Mehrwert. Das Aufsetzen einer virtuellen Messe und der verschiedenen Ausstellerstände ist auf jeden Fall mit Zeitaufwand verbunden. Zudem muss man ein höheres Budget dafür einplanen. 

 

WebCasting-Lösungen 

eignen sich besonders für einzelne Vorträge und Webinare, die nicht länger als 60 Minuten sein sollten. Diese werden in der Regel live übertragen. Im Mittelpunkt der Übertragung stehen Vortragsfolien. Teilnehmer können einfach vom Arbeitsplatz oder zu Hause teilnehmen. Die monatlichen Nutzungsgebühren sind niedrig, spezielle Webinar-Lösungen, wie z.B. GoToWebinar, enthalten auch Funktionen für die Teilnehmerregistrierung sowie die nachfolgende Bereitstellung der Videoaufzeichnungen. Allerdings bieten WebCasting-Lösungen keinen Rahmen für eine Konferenz, die sich aus mehreren Vorträgen zusammensetzt.

 

Live-Streaming-Tools 

schaffen die Möglichkeit, das Bild von einer oder mehreren Kameras sowie Ton live zu übertragen. Zielsetzung ist es, eine vergleichbare Impression eines stattfindenden Events an weitere Teilnehmer zu übertragen, die nicht vor Ort sein können. Video-Streaming-Plattformen wie Youtube und Vimeo ermöglichen Live-Streams zu geringen Kosten, erfordern aber dennoch Know-How in der Bedienung. Bei hochwertigen Events empfehlen sich für Live-Übertragungen spezialisierte Audio-Video-Dienstleister, die mit professioneller Technologie und Expertise unterstützen. 

 

Wie können Event-Apps die Durchführung von virtuellen und hybriden Events unterstützen? 

 

Event-Apps haben sich als zentrales Informations- und Kommunikationsinstrument bei Events etabliert. Sie bringen die Teilnehmer über einen längeren Zeitraum zusammen und ermöglichen es ihnen, Informationen auszutauschen. Dadurch kann ein digitaler Raum geschaffen werden, der nicht nur für einen einzelnen Vortrag bereitsteht. 

Betrachtet man die verschiedenen Ziele eines Events, ergeben sich folgende Unterstützungsmöglichkeiten durch eine Event-App:

 

Informationen bereitstellen

  1. Stellen Sie das Programm Ihres virtuellen Events in der App dar. Dieses kann sich auch über mehrere Tage und Wochen verteilen. So können Sie ein mehrstündiges Live-Meeting in „verdauliche“ einzelne, kürzere und verteilte virtuelle Meetings unterteilen. Erinnern Sie via Push-Nachrichten über anstehende Sessions.
  2. Integrieren Sie Live-Streams in die App und stellen Sie nachfolgend die Aufzeichnungen als Video in der App bereit.
  3. Stellen Sie die Zugangsdaten zu Web-Konferenzen einzelner Sessions in der App zur Verfügung. 
  4. Bieten Sie vorbereitende Unterlagen und Workshop Ergebnisse in der App zum Download an.

 

Interaktion fördern

  1. Unterstützen Sie die Vorträge durch Live-Umfragen und Quizzes.
  2. Ermöglichen Sie die Remote-Einreichung von Fragen an den Referenten über die Event-App.
  3. Schaffen Sie Teilnahme-Anreize durch den Einsatz von Gamification und Gewinnspielen.

 

Mehrwerte für Aussteller und Sponsoren schaffen

  1. Erfassen Sie die Teilnahme an Sessions und tracken Sie den Aufruf von Dokumenten als konkrete Leads.
  2. Erhöhen Sie die Sichtbarkeit für Event-Partner durch Werbebanner, Ausstellerprofile, Newsbeiträge. 
  3. Messen Sie wie im Online-Marketing die Interaktionen der Nutzer.

 

Networking unterstützen

  1. Bieten Sie die Möglichkeit für Teilnehmer, sich über der Teilnehmerliste sichtbar zu machen und vorzustellen.
  2. Durch das Veröffentlichen von Teilnehmerbeiträgen als Vortragskommentare oder Pinnwand-Posts bieten Sie Ansatzpunkte für den Dialog.
  3. Chat-Funktionen bieten die Möglichkeit des direkten Austauschs untereinander.

 

Event-Apps bieten einen hervorragenden Rahmen für virtuelle Veranstaltungen. Organisationen, die eine App schon im Einsatz haben, können diese ohne neue datenschutzrechtliche Prüfungen einsetzen. Ergänzt um integrierte LiveStreams und Videoaufzeichnungen sind sie schnell startklar. Wichtig zu wissen: Event-Apps stellen keine Alternative zu den eingangs erwähnten Tools dar. Vielmehr lassen sich durch die Kombination von WebCasts bzw. LiveStreams und einer Event-App hybride und virtuelle Events optimal durchführen.

 

Sehr gerne beraten wir Sie bei der Konzeption und Durchführung von digitalen Events.

 

 

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Der Autor

Jessica Holzapfel
Jessica Holzapfel

Jessica Holzapfel ist seit Januar 2019 als Marketing Manager bei EAP tätig. Sie verantwortet Bereiche wie SEO, SEA, Webseitenbetreuung und Social Media.

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